في ظل ما يشهده العالم اليوم من تكتلات وتنافسات على كافة المستويات، وظهور ثورة تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات، بات الحصول على أسواق جديدة، مع الاحتفاظ بالأسواق القديمة أمرًا ضروريًا لجميع المؤسسات. لذلك ظهرت المؤسسات الافتراضية بجانب المؤسسات التقليدية من أجل زيادة الإنتاج، وتحسين الخدمات، وترشيد وتوفير النفقات.
والمؤسسات الافتراضية، هي مؤسسات مُتفرقة جُغرافيًا، لها مهام وأنشطة محددة عبر شبكة الإنترنت، وليس لها مكاتب على أرض الواقع، ولكن لها عنوان ثابت على الشبكة، يحدد نوع النشاط التي تقوم به، وتعتمد على الإبداع والابتكار والسرعة والمرونة في تقديم المنتجات والخدمات.
ومن مزايا المؤسسات الافتراضية، أنها توفر التكاليف، حيث إنها لا تحتاج إلى عدد كبير من الموظفين، ولا تحتاج إلى توفير مساحة للمكاتب، وتتميز بالمرونة، فمن خلالها يمكن توظيف المواهب والكفاءات من جميع أنحاء العالم، كما أنها تقدم خدماتها من أي مكان، وفي أي زمان.
ورغم المزايا التي تتمتع بها المؤسسات الافتراضية، إلا أنها تواجه عدة تحديات، تتمثل في وجود معوقات فنية مثل: انقطاع الخدمة بسبب أعطال الشبكة، ومعوقات إدارية تتمثل في صعوبة التواصل والترابط بين الموظفين، وصعوبة تحفيزهم المباشر الوجاهي. وأيضا وجود معوقات تقنية، تتمثل في اختراق المعلومات والبيانات السرية الخاصة بالشركات والمنظمات.
ولكي تنجح المؤسسات الافتراضية لابد أن تتغلب على تلك المعوقات، وذلك عن طريق زيادة التواصل والترابط بين الموظفين، وزيادة تحفيزهم «عن بعد» من أجل زيادة حماستهم ودافعيتهم للعمل، والقضاء على العزلة التي يعانون منها نتيجة عمل كل موظف منفردًا عن غيره. ويمكن تحقيق التواصل والترابط الفعال بين الموظفين عن طريق استخدام وسائل التواصل الاجتماعي، والبريد الإلكتروني، ومؤتمرات الفيديو، وغيرها من التطبيقات الحديثة مثل Zoom.
ومن أساليب نجاح المؤسسات الافتراضية هو الحفاظ على البيانات والمعلومات وتأمينها، وحمايتها من الاختراقات والسرقات، وذلك عن طريق برامج الحماية القوية، وتشفير البيانات، وتطبيق آليات الأمن السيبراني. فعلى المؤسسات أن تقوم بعملية التقييم والتقويم بشكل دوري لتفادي السلبيات، وتعزيز الإيجابيات. وتوفير التدريب اللازم لأعضاء الفريق من أجل التحسين المستمر. وخلق بيئة عمل مناسبة تشجع على التفرد والتميز.
ولما كانت المؤسسة الافتراضية مؤسسة إدارية في المقام الأول، كان لزامًا على مديري الفرق الافتراضية أن يمتلكوا الخبرة والكفاءة اللازمة لإدارة العمل الافتراضي بفاعلية، وأن يمتلكوا الأدوات اللازمة لتحقيق ذلك.
فعلى المؤسسات العربية أن نستفيد من ثورة الاتصالات وتكنولوجيا والمعلومات، وأن تسعى إلى تأسيس بيئات عمل افتراضية فعالة، لزيادة فرص العمل، وزيادة الابتكار، والحفاظ على الاقتصاد المستدام.